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A secretária exerce na empresa moderna funções de apoio ao executivo, o que exige dela maior treinamento com relação às atividades de administração. Considerando tal conceito, esta edição foi totalmente revista e atualizada, e seu conteúdo adaptado à realidade contemporânea.
O livro está dividido em quatro partes, destacando-se em todas elas a necessidade de desenvolvimento não apenas de habilidades específicas, mas também da capacidade da secretária para sair-se bem diante dos mais variados problemas. Além disso, esta edição dá ênfase ao desenvolvimento da comunicação oral, tantas vezes esquecida nos manuais tradicionais. De modo geral, no desempenho de suas funções, exigem-se de uma secretária habilidades comunicativas: ela deve dominar tanto a língua escrita quanto a oral. Deve aprender a falar bem, com clareza, a expor com boa argumentação seus pontos de vista, bem como escrever com correção gramatical. Daí a exigência de grande empenho de sua parte no treinamento da Língua Portuguesa. Nesse sentido, este texto diferencia-se dos similares, justamente porque enfatiza o treinamento lingüístico.
Na Parte I, prioriza a necessidade de formação educacional e ética da secretária. Destacam-se a lei que regulamenta sua profissão, bem como o código de ética, instrumento indispensável em suas atividades do dia-a-dia.
Na Parte II, os autores apresentam amplo quadro de atividades quotidianas, bem como de relações humanas no escritório. Trata da organização do trabalho, de suas atribuições diárias, da secretária como recepcionista, da convocação e participação de reuniões, da preparação de viagens, do relacionamento com executivos, clientes, visitantes, colegas.
Na Parte III, são objeto da exposição informações sobre documentação e arquivo.
Modernamente, com a difusão do uso do microcomputador, o arquivo de documentos passou a ser feito eletronicamente. O domínio de técnicas e métodos de arquivamento manual, no entanto, é um treinamento indispensável, visto que se constituem em pré-requisito para o uso eficiente do microcomputador. As técnicas apresentadas visam orientar quanto à classificação, uma atividade que exige treinamento do raciocínio.
Na Parte IV, o texto concentra-se na comunicação escrita e oral. São objeto de estudo: o atendimento telefônico, as comunicações administrativas, os relatórios, a carta comercial, e assuntos gramaticais, como: pontuação, acentuação, crase. Finalmente, o livro apresenta os serviços oferecidos pelos Correios, regras para uso de formulários e como escrever mensagens eletrônicas.
Parte I - Comunicação Escrita e Oral
1 RELAÇÕES HUMANAS
1 Conceito
2 Importância das relações humanas
3 Problemas que envolvem as relações de trabalho
4 Status
5 Frustração
6 Mecanismos de defesa
7 Timidez
8 Secretária e relações rotineiras de mando
9 Comunicação de ordens
10 Relacionamento com colegas
11 Relações públicas
12 Leitura
Exercícios
2 COMUNICAÇÃO
1 Teorias da comunicação
2 Canal
3 Leitura
Exercícios
3 COMUNICAÇÕES INTERNACIONAIS
1 Introdução
2 Metáforas utilizadas nas organizações
3 Metáforas da comunicação
4 Leitura
Exercícios
4 EFICÁCIA NAS COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS
1 Introdução
2 Considerações sobre o processo da comunicação
3 Barreiras à comunicação
4 Bloqueios e distorções
5 Tendenciosidade na comunicação
6 Comunicação persuasiva
7 Eficácia da comunicação
8 Leitura
Exercícios
5 COMO ESCREVER RELATÓRIOS
1 Comunicações internas e externas
2 Leitura
Exercícios
6 COMO ESCREVER CARTAS COMERCIAIS
1 Conceito e importância da correspondência comercial
2 Classificação e controle da correspondência comercial
3 Carta comercial
4 Espécies e formato
5 Introduções comuns na correspondência
6 Fechos de cortesia
7 Linguagem da carta comercial
8 Como escrever
9 Clareza e precisão
10 Pronomes de tratamento
11 Plural de modéstia
12 Leitura
Exercícios
7 ESTILO E TÉCNICAS DE ELABORAÇÃO DE CARTAS COMERCIAIS
1 Elaboração do texto
2 Técnicas de simplificação
3 Estética da carta comercial
4 Questões práticas
5 Leitura
Exercícios
8 MENSAGENS ELETRÔNICAS
1 Mensagens eletrônicas
2 Como escrever um texto para veiculá-lo por e-mail
3 Exemplário de mensagens eletrônicas
4 Leitura
Exercícios
9 ATENDIMENTO TELEFÔNICO
1 Princípios básicos
2 Seleção de telefonemas
3 Realização de telefonemas
4 Conversas prolongadas
5 Despedidas telefônicas
6 Cuidados com o aparelho
7 Linguagem
8 Chamadas particulares
9 Ligações nacionais
10 Ligações internacionais
11 Leitura
Exercícios
10 PONTUAÇÃO - ACENTUAÇÃO - CRASE
1 Introdução
2 Pontuação funcional
3 Acentuação gráfica
4 Crase
5 Leitura
Exercícios
11 SERVIÇOS DA EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS E TELÉGRAFOS
1 Observação
2 Serviços
3 Impressos
4 Proibições de despacho
5 Transportadores
6 Leitura
Exercícios
12 FORMULÁRIOS
1 Condições para que uma mensagem se torne informativa
2 Informações
3 Formulário
4 Leitura
Exercícios
Parte II - Documentação e Arquivo
13 PESQUISA
1 Pesquisa geral
2 Pesquisa em biblioteca
3 Uso da biblioteca
4 Leitura
Exercícios
14 DOCUMENTAÇÃO
1 Conceituação
2 Importância
3 Natureza
4 Finalidade
5 Características
6 Normalização
7 Era da informação
8 Informação a serviço
9 Fases do processo de documentação
10 Classificação
11 Leitura
Exercícios
15 ARQUIVO
1 Introdução
2 Conceito
3 Importância
4 Organização
5 Arquivos de prosseguimento
6 Referências cruzadas
7 Transferência
8 Centralização
9 Microfilmagem
10 Equipamentos
11 Acessórios
12 Regras práticas para manter o arquivo atualizado
13 Leitura
Exercícios
16 SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
1 Sistema de arquivamento nas empresas
2 Sistemas de arquivamento em órgão públicos
3 Métodos de arquivamento
4 Normas da ABNT para arquivo
5 Leitura
Exercícios
Parte III - Atividades
17 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO DA SECRETÁRIA
1 Introdução
2 Atribuições diárias da secretária: rotina de trabalho
3 Regras práticas para organizar o trabalho
4 Atividades da secretária
5 Eficácia profissional e administração do tempo
6 Ambiente e particularidades do trabalho
7 Procedimentos adequados quanto à correspondência
8 Organização e utilização do material de escritório: de consumo e permanente
9 Agenda-calendário
10 Secretária como recepcionista
11 Como registrar entrevistas
12 Técnicas de entrevistas
13 Expedição de convites
14 Convocação de reuniões
15 Reuniões: providências
16 Preparação de viagens
17 Relacionamento com chefe, clientes, visitantes e colegas da empresa
18 Escrituração do livro caixa
19 Leitura
Exercícios
18 SECRETÁRIA MODERNA
1 Que é ser secretária no mundo moderno
2 Natureza da função e importância
3 Antes de ingressar na empresa
4 Currículo
5 Entrevista
6 Base para a prática do secretariado
7 Atributos da secretária
8 Apresentação
9 Como alcançar objetivos
10 Leitura
Exercícios
Parte IV - Secretária: Formação e Ética
19 IDENTIDADE E VARIEDADE CULTURAL
1 Introdução
2 Teorias
3 Leitura
Exercícios
20 FORMAÇÃO EDUCACIONAL, REGULAMENTAÇÃO DA PROFISSÃO E CÓDIGO DA ÉTICA
1 Formação geral
2 Regulamentação da profissão
3 Secretária
4 Ética profissional
5 Recomendações a uma iniciante
6 Leitura
Exercícios
Referência
Índice remissivo
Autor: João Bosco Medeiros
| Materiais complementares |
Acesso Livre.
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